Dicas Legais para organizar sua vida profissional e ter produtividade

Organizar sua vida profissional, seja em um ambiente de trabalho tradicional ou em um Home Office, não é uma tarefa muito fácil.

E a gente sabe que no mundo empresarial a produtividade tem tudo a ver com eficiência.

O que quero dizer é que ter eficiência é conseguir fazer suas tarefas profissionais mais rápidas, fazer mais e otimizando o tempo.

Então resolvi dar essas dicas de produtividade para você conseguir organizar a sua vida profissional, pois nos eventos que faço essas são as regras que sigo para conseguir ser uma profissional eficiente e produtiva.

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Como organizar sua vida profissional e ter produtividade

O Vilão de muitos – O Tempo

Em geral, a maioria das pessoas é ineficiente nesse sentido, mas o tempo é fundamental para melhorar a produtividade.

A primeira coisa a ser feita é definir qual tarefa “menos” importante você tem e que leva muito tempo para executá-la, pois há muita distração nessa tarefa.

Um exemplo clássico desse “desperdício” de tempo é ler emails, geralmente, emails que não tem muito a ver com o trabalho como por exemplo, propagandas de lojas, ofertas etc.

Sem contar que quando a gente recebe a notificação de novo email, logo bate a vontade e curiosidade de saber o que é e quem enviou, não é mesmo?

Esse é o tipo de troca de tarefa, não intencional, que consome mais tempo do que deveria consumir.

O que eu faço para planejar meu dia e dividir as tarefas:

Caso trabalhe fora de casa, use o tempo de deslocamento para concluir tarefas de coordenação:

Durante meu trajeto, dou uma olhada rápida nos emails que recebi e marco os que precisam ser respondidos com urgência e os que podem ser respondidos no final do dia.

Daí quando chego no trabalho já tenho uma visão geral dos emails mais importantes.

E se no seu caso for um home Office, separe os primeiros minutos do seu dia para fazer essa checagem dos emails mais importantes.

Agende pausas regulares durante o dia:

Correr de reuniões consecutivas não é produtivo, porque você se cansa e perde o foco.

Então o melhor a ser feito e bloquear seu tempo e fazer pausas.

Torne essas pausas uma rotina aumente a previsibilidade, criando um cronograma regular para manter sua mente organizada.

E caso tenha a possibilidade, principalmente para quem trabalha em Home Office, tire uma soneca de 10 a 20 minutos depois do almoço também.

Espaço

O seu local de trabalho é um elemento importante para aumentar a produtividade do trabalho.

Aqui estão algumas dicas relacionadas ao espaço:

Trabalhe “fora do local” quando fizer sentido:

No meu caso, isso é fácil, pois como já citei, trabalho com eventos, mas se você tem a rotina de ir para um escritório, realize algumas tarefas que precise de mais criatividade ou foco em outro local, isso aumentará a sua concentração.

Esse tipo de atitude é tão importante e eficaz que algumas empresas estão descobrindo que permitir que os funcionários trabalhem em casa tem outras vantagens.

Isso inclui tempo de deslocamento reduzido, horário de almoço mais curto e menos dias de doença.

Muito bom, né?

Faça uma lista de lugares/sites  que você pode fazer suas pesquisas para obter informações

O Google é um clássico para realizar pesquisas, mas tente fazer essa tarefa em sites ou lugares mais específicos com a sua função, por exemplo:

Se você trabalha com engenharia, escolha sites de referências com essa área.

Já se você trabalha fazendo e vendendo doces gourmet, escolha sites de referência nessa área, como sites de chefs renomados na confeitaria por exemplo.

Agora se trabalha com vendas e precisa de dicas, inclua em seus favoritos um site com dicas de vendas.

Desativar ou silenciar notificações em celulares particulares no local de trabalho

Não deixe que os aplicativos interrompam sua concentração com mensagens desnecessárias e inconvenientes para o horário.

Desligue-os ou deixe vibrando/silenciado o seu celular.

E depois limite a verificação do seu e-mail para definir horários durante o dia.

Garanto que você não irá se arrepender.

Comece o dia com o tempo planejado

Verifique os e-mails e atualizações de mídia social que se acumularam durante a noite enquanto você estava descansando em casa depois de um dia de trabalho.

Agende as tarefas maiores.

E exclua o material que é informativo ou não importante.

Anote todas as tarefas importantes em sua agenda!

Se ainda não tem uma agenda, providencie, ela será sua melhor amiga. Te garanto.

Cortar grandes problemas em pedaços menores:

Isso reduzirá a sensação de sobrecarga e a procrastinação associada à realização de grandes trabalhos.

Uma maneira prática de fazer isso é adotar técnicas ágeis para gerenciar suas tarefas de trabalho dividindo grandes tarefas em tarefas menores.

Ter uma solução em mãos durante todo o processo reduz a ansiedade de enfrentar grandes cargos.

Faça um cheklist de tarefas repetitivas para reduzir erros:

cheklist tarefasPrepare um checklist das tarefas que sempre faz,isso servirá como um excelente guia para usar e verificar suas tarefas, assim, nunca deixará nada passar em branco.

Pois geralmente as coisas que a gente faz todos os dias, as coisas que são rotina, tornam-se corriqueiras e as vezes pode acontecer de passar alguma coisa em branco e não executar algo necessário.

 

Melhores práticas para trabalhar em casa

Como citei acima, muitas empresas estão contratando pessoas para trabalharem em casa ou pessoas que desistiram de trabalhar para outras pessoas e agora têm seu próprio negócio.

Pode ser um “escritório” em casa ou em um espaço de trabalho compartilhado.

Não importa onde seja esse Home Office, também é importante manter a produtividade.

Felizmente, a tecnologia permitiu que todos – até mesmo os empresários que se deslocam diariamente para um escritório tradicional – se beneficiem da flexibilidade de trabalhar em casa quando é necessário ou preferido.

Qualquer pessoa que trabalhe em casa dirá que tem seus benefícios, mas também desafios.

Então veja algumas dicas para manter o foco no seu trabalho ao longo do dia:

Defina e mantenha o horário de expediente

A maioria das pessoas que trabalham em casa acha que elas trabalham muito em vez de muito pouco.

Outros trabalhadores remotos lutam para manter um horário regular – trabalhando algumas horas por dia e fazendo uma noite no outro.

Mas algumas interrupções não podem ser evitadas.

Os prazos do cliente podem exigir horas extras inesperadamente e isso não é legal, digo por experiência própria.

Obrigações familiares podem interferir também, especialmente se você tem filhos que ficam o período que você determinou para trabalhar.

O importante é ter disciplina e fazer o seu melhor para definir as horas de trabalho e cumpri-las.

Mas também é importante que dê a si mesmo algum tempo para recarregar para que você possa ser o mais produtivo possível.

Planeje e estruture seu dia de trabalho.

Estruture seu dia de trabalho para maximizar a eficiência.

Tire proveito dos ritmos naturais do seu corpo e planeje seu trabalho em torno de suas horas mais produtivas.

Ou seja, se é mais produtivo no período da manhã, invista nesse período, mas se você é mais produtivo na madrugada, por quê não?

Se você sabe que se concentra melhor de manhã, resista à tentação de verificar o e-mail até as 10h ou mais tarde.

Faça uma lista de suas tarefas mais importantes antes de passar para negócios menos urgentes.

Se possível, feche a porta do escritório (se tiver uma) para sinalizar para os outros que você está trabalhando e não deseja ser incomodado.

Separe uma área de trabalho designada.

Consistência é um aspecto importante para trabalhar em casa.

Tente trabalhar no mesmo local todos os dias.

Poderia ser um quarto de hóspedes que você transformou em um escritório em casa, uma mesa localizada no canto da sala de estar ou até mesmo na mesa da sala de jantar.

Certifique-se de que o espaço de trabalho funciona de maneira eficiente para você, sua empresa e seu estilo.

Cerque-se de coisas que o inspiram e fazem feliz, incluindo flores, música e imagens.

Faça do seu espaço de trabalho um lugar para o qual você gosta de ir a cada dia, uma área onde você pode se concentrar e fazer o melhor trabalho.

Faça pausas

Programe tempo para pausas frequentes ao longo do dia.

Levante-se da sua mesa, estique-se ou ande pela casa ou pela rua.

Faça uma pausa para o almoço e desfrute de uma refeição do meio-dia.

Uma grande vantagem de trabalhar em casa é ter flexibilidade.

Se a aptidão é importante para você, uma viagem rápida para a academia pode revigorar você e fazer uma tarde produtiva.

Evite distrações

Um desafio de trabalhar em casa é a responsabilidade.

Sem colegas de trabalho ou chefe por perto, é fácil se distrair.

Há sempre recados para executar e tarefas em casa para fazer.

Faça o seu melhor para adiar as tarefas domésticas, como lavar roupa e louça, até que você tenha ido “para casa” para a noite.

Mantenha o foco no trabalho ao longo do dia para manter uma produtividade consistente.

Evite distrações online também, nada de redes sociais no horário de trabalho, deixe esse tipo de distração para as suas pausas.

Bom, resumidamente, essas são as dicas que pratico na minha organização profissional e espero que tenha ajudado vocês colocar tudo isso em prática.

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